Kostenfaktoren
Die Kosten, die in keinem Angebot stehen
Ein Messebau-Angebot beschreibt den Stand. Es beschreibt nicht die Messe. Zwischen beidem liegt eine Lücke, die viele Aussteller erst auf der Baustelle bemerken.
Aus 16 Jahren Messebau haben wir unsere eigenen Angebote ausgewertet. Ein Ergebnis war überraschend deutlich: Messe-Nebenkosten tauchten in diesen Angeboten praktisch nie auf. Nicht, weil sie günstig wären. Sondern weil sie dort schlicht nicht abgerechnet werden.
Das ist kein Fehler des Messebauers. Der Veranstalter rechnet einen Teil der Leistungen direkt mit dem Aussteller ab. Der Messebauer sieht diese Rechnungen nie. Für Ihr Budget bedeutet das trotzdem: Die Angebotssumme ist nicht die Gesamtsumme.
Teil 1: Was der Veranstalter direkt abrechnet
Diese Positionen kommen als eigene Rechnung von der Messegesellschaft oder ihren Vertragsfirmen. Sie stehen im Serviceportal der jeweiligen Messe, nicht im Angebot Ihres Messebauers.
Standmiete
Die Fläche selbst ist der größte Posten außerhalb des Standbaus. Sie wird je Quadratmeter berechnet und hängt von Messe, Halle und Standtyp ab. Ein Eckstand kostet mehr als ein Reihenstand, ein Kopf- oder Inselstand mehr als beide. Bei manchen Messen kommt eine Pflichtpauschale für Medien, Katalogeintrag oder AUMA-Beitrag dazu. Prüfen Sie den Flächenpreis, bevor Sie über den Standbau nachdenken. Er bestimmt, wie viel Budget für den Auftritt übrig bleibt.
Strom-, Wasser- und Druckluftanschluss
Der Anschluss wird beim Veranstalter bestellt, nicht beim Messebauer. Berechnet werden meist eine Grundgebühr für den Anschluss und der Verbrauch. Wichtig ist die richtige Leistung: LED-Wände, Kaffeemaschinen und Kühlschränke ziehen mehr, als ein Standardanschluss hergibt. Wer zu klein bestellt, bestellt vor Ort nach. Wasser und Abwasser fallen nur an, wenn Sie eine Spüle oder Kaffeetechnik planen. Beides braucht Vorlauf, weil die Zuleitung im Hallenboden liegen muss.
Abhängepunkte und Traversen
Alles, was von der Hallendecke hängt, braucht Abhängepunkte. Die Rigging-Firma der Messe setzt sie, berechnet sie je Punkt und verlangt eine geprüfte Statik. Ein umlaufender Traversenring über einem Inselstand kommt schnell auf acht bis zwölf Punkte. Die Traverse selbst und ihr Licht stehen im Messebau-Angebot. Die Abhängung an der Decke steht dort nicht. Fristen sind hier eng: Wer zu spät bestellt, zahlt Zuschläge oder bekommt keine Punkte mehr.
Ausstellerausweise und Parken
Eine bestimmte Zahl an Ausweisen ist meist in der Standmiete enthalten, gestaffelt nach Fläche. Jeder weitere Ausweis kostet extra. Dasselbe gilt für Aufbauausweise, Parkkarten im Ausstellerbereich und Zufahrtsgenehmigungen für die Anlieferung. Bei einem Team von acht Personen über fünf Messetage summiert sich das.
Reinigung, Entsorgung und Bewachung
Die tägliche Standreinigung wird je Quadratmeter und Messetag berechnet und läuft über die Vertragsfirma der Messe. Die Entsorgung von Verpackungen und Baumaterial nach dem Aufbau kommt dazu, teils als Pauschale, teils nach Volumen. Wer Ware oder Technik über Nacht auf dem Stand lässt, braucht möglicherweise Bewachung. Auch das läuft über den Veranstalter.
Leergut und Vollgut
Leere Verpackungen und Transportkisten dürfen während der Messe nicht am Stand stehen. Sie müssen ins Leergutlager, die Spedition oder der Veranstalter rechnet das ab. Vollgut ist Ware und sind Exponate zur Zwischenlagerung, meist versichert. Beide Posten stehen in keinem Messebau-Angebot und werden erst am Aufbautag zum Thema, wenn die Kisten leer sind und weg müssen. Klären Sie Leergut- und Vollgutlager früh mit Ihrer Spedition, damit die Kosten vorher feststehen.
Zu den genannten Werten
Die Angaben auf dieser Seite sind Richtwerte und Erfahrungswerte aus eigenen Projekten. Preise für Standmiete, Anschlüsse, Abhängepunkte und Reinigung setzt jede Messegesellschaft selbst fest und ändert sie jährlich. Verbindlich ist immer die Preisliste der jeweiligen Messe. Eine Haftung für die hier genannten Werte wird nicht übernommen.
Teil 2: Was im Angebot fehlt, obwohl es zum Stand gehört
Die zweite Lücke liegt nicht zwischen Messebauer und Veranstalter. Sie liegt im Leistungsverzeichnis selbst.
Grafik und Beleuchtung beim Systemstand
Systemstände werden mit einem sehr niedrigen Quadratmeterpreis beworben. Das ist kein falscher Preis. Es ist ein Preis für Konstruktion und Aufbau, ohne bedruckte Flächen und ohne Beleuchtung. Ein Stand ohne Grafik zeigt weiße Paneele. Ein Stand ohne Licht wirkt in der Halle flach, weil das Hallenlicht von oben kommt und keine Tiefe erzeugt.
Mit Druck, Montage der Grafik und Beleuchtung liegt derselbe Stand deutlich höher. Der Unterschied ist keine Preiserhöhung. Es sind zwei verschiedene Leistungen. Wer ein sehr günstiges Angebot gegen ein vollständiges hält, vergleicht nicht zwei Preise, sondern zwei Umfänge.
Das war auch in unserer Auswertung sichtbar: Zwei Stände mit ähnlicher Fläche, 48 und 54 Quadratmeter, lagen im Quadratmeterpreis weit auseinander. Der Unterschied lag nicht in der Größe, sondern im Leistungsumfang.
Grafikanlage, wenn kein druckfertiges Layout vorliegt
Im Angebot steht der Druck. Nicht die Gestaltung. Druckfertig heißt: richtige Größe, richtige Auflösung, Beschnitt angelegt, Schriften eingebettet, Farbprofil passend. Wer eine Logodatei aus der Website und ein paar Produktfotos schickt, hat kein druckfertiges Layout. Dann muss jemand die Grafik anlegen, und das wird nach Aufwand berechnet.
Fragen Sie diese Position vor der Auftragsvergabe ab. Zwei Anbieter können denselben Standpreis nennen, und nur einer rechnet die Grafikanlage mit ein.
Inhalte für Medienflächen
Eine LED-Wand ist eine Fläche, kein Film. Der Preis für die Technik enthält Aufbau, Anschluss und meist einen Player. Was darauf läuft, ist eine eigene Leistung. Ein Loop in der richtigen Auflösung, geschnitten auf das ungewöhnliche Seitenverhältnis einer LED-Wand, entsteht nicht nebenbei. Dasselbe gilt für Bildschirme und für interaktive Anwendungen.
Planen Sie den Content so früh wie die Technik. Sonst läuft am ersten Messetag eine Präsentation aus dem Vertrieb auf einer Fläche, die für Bewegtbild gebaut wurde.
Bedienpersonal für interaktive Technik
Ein Holocircle zieht Menschen an. Er erklärt sich aber nicht selbst. Jemand muss ihn starten, den Ablauf kennen, Besucher ansprechen und den Bezug zum Produkt herstellen. Diese Person wird je Messelaufzeit berechnet und ist ein eigener Posten, den viele beim Blick auf die Technik übersehen.
Diese Position kann fehlen, auch wenn die Technik im Angebot steht. Prüfen Sie bei jeder interaktiven Anwendung, ob Bedienung und Einweisung enthalten sind oder ob Ihr eigenes Team das übernimmt. Wenn Ihr Team es übernimmt, fehlen diese Personen an anderer Stelle im Gespräch.
Lagerung zwischen zwei Messen
Bei Miete endet das Thema mit dem Abbau. Bei Kauf oder bei einer Kombination aus Miete und Kauf gehört der Stand danach Ihnen. Er muss zurück ins Lager, geprüft, gereinigt und für den nächsten Einsatz aufbereitet werden. Lagerung wird meist je Palette und Monat berechnet und läuft weiter, solange der Stand steht.
Das ist kein Argument gegen den Kauf. Ab der zweiten oder dritten Messe rechnet sich Eigentum häufig. Es ist ein Argument dafür, die Lagerkosten in die Rechnung aufzunehmen, wenn Sie Miete und Kauf vergleichen.
Nachbestellungen auf der Baustelle
Der teuerste Stuhl ist der, der am Aufbautag fehlt. Was in der Halle nachbestellt wird, kostet mehr als dasselbe Teil in der Planung: kurzfristige Beschaffung, Expresszuschlag, zusätzliche Fahrt, Arbeitszeit außerhalb des Zeitplans. Typische Nachbestellungen sind Möbel, Steckdosenleisten, Kühlschränke, Garderoben und Beschriftungen, die im Briefing niemand erwähnt hat.
Dagegen hilft kein Puffer im Budget, sondern ein vollständiges Briefing. Wer vorher festlegt, wie viele Gespräche gleichzeitig stattfinden sollen und was der Stand dafür braucht, verschiebt die Entscheidung aus der Halle zurück auf den Schreibtisch.
Regeln des Veranstalters, die den Entwurf einschränken
Manches ist keine Frage des Preises, sondern der Vorschrift. Eine Rückwand, die zum Nachbarstand zeigt, bleibt grafikfrei. Sie dürfen dort also nicht werben, auch wenn die Fläche verlockend ist. Und Abhängungen über dem Stand sowie Logos müssen einen Abstand zur Standfläche des Nachbarn einhalten. Beides gibt der Veranstalter vor. Wer es erst nach dem Entwurf erfährt, muss die Grafik oder die Abhängung ändern. Fragen Sie diese Regeln früh in den Technischen Richtlinien ab.
Übersicht: wer was abrechnet
Die Spalte "Abrechnung" zeigt, von wem die Rechnung kommt. Nur die Zeilen mit "Messebauer" können überhaupt in einem Angebot stehen.
| Position | Abrechnung | Steht im Angebot | Wann festlegen |
|---|---|---|---|
| Standmiete | Veranstalter | nein | bei Anmeldung |
| Stromanschluss | Veranstalter | nein | Bestellfrist Serviceportal |
| Wasser und Abwasser | Veranstalter | nein | Bestellfrist Serviceportal |
| Abhängepunkte | Veranstalter | nein | mit der Statik, früh |
| Ausstellerausweise | Veranstalter | nein | vor der Messe |
| Standreinigung | Veranstalter | nein | Bestellfrist Serviceportal |
| Entsorgung | Veranstalter | nein | vor dem Aufbau |
| Leergut, leere Kisten einlagern | Veranstalter oder Spedition | nein | vor dem Aufbau |
| Vollgut, Ware zwischenlagern | Veranstalter oder Spedition | nein | vor dem Aufbau |
| Konstruktion und Boden | Messebauer | ja | im Angebot |
| Grafikdruck und Montage | Messebauer | prüfen | im Angebot |
| Beleuchtung | Messebauer | prüfen | im Angebot |
| Grafik anlegen | Messebauer | oft nicht | vor Auftragsvergabe |
| Content für Medienflächen | Messebauer oder extern | oft nicht | mit der Technik |
| Bedienpersonal Medientechnik | Messebauer oder extern | oft nicht | vor Auftragsvergabe |
| Traverse und Rigging-Material | Messebauer | ja | im Angebot |
| Lagerung nach der Messe | Messebauer | nur bei Kauf | vor Auftragsvergabe |
| Nachbestellungen vor Ort | Messebauer | nein | durch Briefing vermeiden |
Die Zuordnung gilt für den üblichen Fall. Einzelne Messegesellschaften regeln Reinigung oder Entsorgung abweichend. Prüfen Sie die Technischen Richtlinien Ihrer Messe.
Checkliste zum Abhaken
Gehen Sie diese Punkte durch, bevor Sie ein Angebot annehmen. Jede Frage, die Sie mit "weiß ich nicht" beantworten, ist eine offene Position im Budget.
Beim Veranstalter geklärt
- Flächenpreis je Quadratmeter und Standtyp bekannt
- Pflichtpauschalen und Katalogeintrag geprüft
- Stromanschluss in der richtigen Leistung bestellt
- Wasser nur bestellt, wenn Kaffee oder Spüle geplant sind
- Zahl der Abhängepunkte mit dem Messebauer abgestimmt
- Bestellfristen im Serviceportal notiert
- Ausstellerausweise gezählt, inklusive Aufbau
- Reinigung je Messetag bestellt
- Entsorgung nach dem Aufbau geklärt
- Leergut- und Vollgutlager mit der Spedition geklärt
Im Angebot geprüft
- Grafikdruck und Montage sind aufgeführt
- Beleuchtung ist aufgeführt, nicht nur die Traverse
- Bodenaufbau und Bodenbelag sind benannt
- Transport, Montage und Demontage sind enthalten
- Projektleitung und Betreuung vor Ort sind benannt
- Abschließbarer Lagerraum ist eingeplant
- Mobiliar ist einzeln aufgelistet, nicht pauschal
- Statik und Standabnahme sind geregelt
Zusätzlich abgefragt
- Grafikanlage, falls kein druckfertiges Layout vorliegt
- Content für Bildschirme und LED-Flächen
- Bedienpersonal für interaktive Technik
- Einweisung des eigenen Teams in die Technik
- Lagerung zwischen zwei Messen bei Kauf
- Aufbereitung und Prüfung vor dem nächsten Einsatz
- Preise für Änderungen nach Auftragsvergabe
- Zahlungsplan und Vorkassenanteil
Der einfachste Test: Legen Sie zwei Angebote nebeneinander und streichen Sie jede Position, die nur in einem von beiden steht. Was übrig bleibt, ist die vergleichbare Grundlage. Wenn davon wenig übrig bleibt, liegt das nicht an den Preisen, sondern an der Anfrage.
Häufige Fragen zu versteckten Kosten
Welche Kosten stehen nicht im Messebau-Angebot?
Standmiete, Strom- und Wasseranschluss, Abhängepunkte, Ausstellerausweise, Reinigung und Entsorgung rechnet der Messeveranstalter direkt mit Ihnen ab. Diese Posten laufen nicht über den Messebauer und tauchen deshalb in seinem Angebot nicht auf. In unseren ausgewerteten Angeboten tauchten Messe-Nebenkosten praktisch nie auf.
Warum ist ein besonders günstig beworbener Systemstand am Ende teurer?
Weil in diesem niedrigen Preis meist weder Grafik noch Beleuchtung enthalten sind. Mit Druck, Montage der Grafik und Licht liegt derselbe Stand deutlich höher. Wer die Leistungsverzeichnisse nicht vergleicht, vergleicht zwei verschiedene Dinge. Was der Stand mit voller Ausstattung kostet, zeigt der Standrechner.
Was kostet es, Grafik anlegen zu lassen?
Im Angebot steht der Druck, nicht die Gestaltung. Liegt kein druckfertiges Layout in der richtigen Auflösung und im richtigen Format vor, muss die Grafikanlage beauftragt werden. Diese Position wird nach Aufwand berechnet und sollte vor der Auftragsvergabe angefragt werden.
Kostet Bedienpersonal für Medientechnik extra?
Ja. Interaktive Technik wie ein Holocircle braucht jemanden, der sie bedient und erklärt. Diese Person wird je Messelaufzeit berechnet und ist ein eigener Posten. Der Stand kann ohne diese Position kalkuliert sein, auch wenn die Technik enthalten ist. Was die Bedienung ausmacht, zeigt der Standrechner.
Fallen zwischen zwei Messen Kosten an?
Beim Kauf oder bei einer Kombination aus Miete und Kauf gehört der Stand nach der Messe Ihnen. Er muss eingelagert, geprüft und für den nächsten Einsatz aufbereitet werden. Lagerung wird meist je Palette und Monat berechnet und läuft weiter, solange der Stand steht.
Wie vermeide ich Nachbestellungen vor Ort?
Durch ein Briefing, das alle Anbieter gleich beantworten. Was vor Ort auf der Baustelle nachbestellt wird, kostet mehr als dasselbe Teil in der Planung. Wer Fläche, Anschlüsse, Möbel und Technik vorher festlegt, verschiebt die Entscheidung aus der Halle zurück auf den Schreibtisch.
Erst den Richtwert, dann die Angebote.
Stellen Sie Ihren Stand im Rechner zusammen und sehen Sie eine Spanne, die auf echten Projekten beruht. Danach wissen Sie, was ein Angebot enthalten muss.