Entscheidung
Was muss in einer Anfrage stehen, damit die Angebote vergleichbar zurückkommen?
Dieselbe Anfrage geht an drei Messebauer, und es kommen drei sehr verschiedene Angebote zurück. Das liegt seltener an den Firmen als an dem, was in der Anfrage nicht stand.
Sie schicken dieselbe Anfrage an drei Messebauer. Zurück kommen drei Angebote, die sich in Umfang, Aufbau und Preis deutlich unterscheiden.
Der erste Gedanke ist meistens, dass eine Firma günstiger arbeitet als die andere. Der zweite Blick zeigt etwas anderes. Die drei haben unterschiedliche Annahmen getroffen, weil die Anfrage sie dazu gezwungen hat.
Jede Lücke in der Anfrage wird gefüllt, nur nicht von Ihnen
Wer ein Angebot schreibt, braucht eine vollständige Vorstellung von dem, was gebaut werden soll. Fehlt eine Angabe, bleibt sie nicht offen. Sie wird ergänzt.
Ein Beispiel, das in fast jeder Anfrage fehlt. Wenn nicht dabeisteht, wie oft der Stand genutzt werden soll, nimmt ein Anbieter eine einmalige Nutzung an und rechnet mit einer leichten Bauweise. Ein anderer nimmt an, dass der Stand mehrfach stehen wird, und kalkuliert Material, das sich zerlegen, transportieren und lagern lässt.
Beide haben sauber gerechnet. Nur beschreiben die beiden Angebote nicht dieselbe Sache. Der Preisunterschied sagt an dieser Stelle nichts über die Anbieter aus.
Was in eine Anfrage gehört
Das meiste davon wissen Sie längst. Es steht nur selten geschrieben.
Der Anlass und die Fläche gehören hinein. Also welche Messe, welche Halle, wie viele Quadratmeter und welche Standform, offen zu einer Seite oder zu mehreren.
Dann die Nutzung. Wie oft soll der Stand zum Einsatz kommen, ob in verschiedenen Größen, und was nach der Messe damit passiert.
Dann der Inhalt. Was gezeigt werden soll, wie groß und wie schwer es ist, ob es Strom, Wasser oder Druckluft braucht und ob etwas im Betrieb laufen soll.
Dann die Menschen. Wie viele Personen auf dem Stand arbeiten, wie viele Gespräche gleichzeitig möglich sein sollen, ob gesessen oder gestanden wird und ob ein geschlossener Raum gebraucht wird.
Dann die Leistungen. Wer plant, wer auf- und abbaut, wer transportiert, wer lagert, wer die Grafik macht und wer den Stand bei der Messe anmeldet.
Und zuletzt die Organisation. Wer bei Ihnen entscheidet, bis wann eine Entscheidung fällt und in welchem Rahmen sich das Budget bewegt.
Was Sie mitschicken sollten, und was Sie sich sparen können
Zur Anfrage gehören ein paar Anlagen, und es sind weniger, als die meisten annehmen.
Der Hallenplan mit Ihrer Fläche gehört dazu, weil daraus die Standform und die Laufrichtung hervorgehen. Ihre Gestaltungsvorgaben gehören dazu, also Logo, Farben und Schriften in verwendbarer Form. Und Fotos Ihres letzten Auftritts helfen mehr als jede Beschreibung, auch wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden waren. Gerade dann.
Was Sie sich sparen können, sind Bildersammlungen fremder Messestände als Stimmungsvorlage. Sie führen dazu, dass drei Anbieter drei verschiedene Bilder ernst nehmen. Ein Satz dazu, was Ihnen daran gefällt, ist nützlicher als zwanzig Beispiele.
Wichtig ist außerdem, dass alle Anbieter dieselbe Fassung bekommen. Wenn Sie einem Anbieter im Telefonat noch etwas erklären, gehört diese Information anschließend an alle. Sonst vergleichen Sie am Ende Ihre eigenen Zusatzinformationen.
Das Budget wegzulassen macht die Sache nicht besser
Beim letzten Punkt zögern die meisten, und die Sorge dahinter ist verständlich. Wer eine Zahl nennt, bekommt am Ende ein Angebot in genau dieser Höhe.
In der Praxis passiert ohne Zahl etwas Ungünstigeres. Jeder Anbieter schätzt, und drei Anbieter schätzen unterschiedlich. Sie bekommen dann keine Auswahl, sondern drei Angebote in drei Preisklassen, die sich nicht gegeneinander halten lassen.
Ein Rahmen reicht dafür aus. Sie legen sich damit nicht fest, Sie geben an, in welcher Größenordnung geplant werden soll. Zurück bekommen Sie Angebote, die dieselbe Frage beantworten.
Ein knappes Briefing ist kein Freiraum
Es gibt ein Argument gegen ausführliche Anfragen, und es klingt gut. Wer wenig vorgibt, lässt Raum für Ideen.
Die Erfahrung spricht dagegen. Raum für Ideen entsteht bei der Frage, wie etwas gelöst wird. Er entsteht nicht bei der Frage, wie viele Personen auf dem Stand arbeiten oder ob der Stand ein zweites Mal aufgebaut wird. Solche Angaben sind keine Einschränkung. Sie sind die Grundlage, auf der überhaupt erst ein Vorschlag entstehen kann.
Eine gute Anfrage beschreibt das Ziel genau und den Weg dorthin gar nicht. Dann bekommen Sie unterschiedliche Lösungen für dieselbe Aufgabe, und das ist genau der Vergleich, den Sie wollten.
Woran Sie merken, ob Ihre Anfrage vollständig war
Es gibt einen einfachen Hinweis, und er kommt von allein.
Wenn die Rückfragen der Anbieter sich ähneln, war die Anfrage klar. Allen fehlt dann dasselbe Detail, und das ist schnell nachgereicht.
Wenn jeder etwas anderes fragt und einer gar nichts fragt, dann ist nicht das Angebot die Baustelle, sondern die Anfrage. Der Anbieter, der nichts fragt, ist dabei nicht der bequemste. Er ist der, bei dem später die meisten Nachträge kommen.
Sie brauchen keine perfekte Ausschreibung. Sie brauchen eine Anfrage, in der nichts Wesentliches offen bleibt.
Kosten vergleichen. Sicher entscheiden.
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Bis zu drei Angebote, auf derselben Grundlage.
Sie erstellen ein Briefing, wir geben es an passende Messebauer mit freier Kapazität. Sie vergleichen Angebote, die vergleichbar sind.